Microsoft hat eine neue Version des E-Mailprogramms Outlook für Windows vorgestellt. Da es Datenschutz-Bedenken gibt, rät die LDI NRW Verantwortlichen, die neue Version vor der Nutzung genau zu prüfen. Bleiben die Bedenken bestehen, sollte das Update – sofern möglich –, nicht durchgeführt und die Vorversion beibehalten oder eine alternative Anwendung für die Verarbeitung von E-Mails verwendet werden.
Neue Funktion: Intelligentes Postfach mit Cloud Computing
Das Update ist im Microsoft Store verfügbar und wird mit dem Funktionsupdate 23H2 von Windows 11 vorinstalliert. Microsoft führt damit verschiedene neue Komfortfunktionen ein, die sich unter anderem auf die Verwaltung der Postfächer beziehen, die in Outlook eingerichtet sind. Die Verwaltung erfolgte in den früheren Outlook-Versionen durch die Nutzer*innen selbst und soll zukünftig von Microsoft übernommen werden. Dadurch soll es unter anderem möglich sein, ein intelligentes Postfach zu nutzen, welches eingehende E-Mails automatisch priorisiert.
Bislang richten Nutzende von E-Mailprogrammen ihre E-Mailkonten mit den Zugangsdaten ein. Das Programm kommuniziert dann direkt mit dem Server des Providers, um E-Mails abzurufen bzw. zu versenden. Bei der neuen Version von Outlook erfolgt die Kommunikation jedoch zusätzlich über die Microsoft Cloud. Dabei werden ebenfalls die Zugangsdaten übermittelt, sodass ein Zugriff auf das Postfach durch Microsoft im Hintergrund erfolgen kann, auch unabhängig von der Nutzung der Anwendung.
Vollständiger Postfachzugriff bei trüber Transparenz
Während der Einrichtung der neuen Outlook-Version werden Nutzer*innen lediglich darauf hingewiesen, dass eine Synchronisation mit der Cloud erfolgt. Dagegen wird nach jetzigem Kenntnisstand keine wirksame Einwilligung nach Art. 6 Unterabsatz 1 Satz 1 Buchstabe a DS-GVO eingeholt. Insbesondere informiert Microsoft nicht darüber, dass die Zugangsdaten ebenfalls in die Cloud übermittelt werden.
Die LDI NRW weist darauf hin, dass bei der Nutzung der neuen Version Microsoft ein vollständiger Zugriff auf das Postfach ermöglicht wird. Die geführte Korrespondenz inklusive möglicher Anhänge wird dabei in der Cloud gespeichert und von Microsoft verarbeitet. Es bleibt unklar, zu welchen konkreten Zwecken die Verarbeitung dieser Daten erfolgt.
Die neue Outlook-Version gehört zu den Microsoft-365-Diensten. Auch bei einer früheren Prüfung der Microsoft-365-Dienste hatte die Datenschutzkonferenz die mangelnde Transparenz der Datenverarbeitung beanstandet sowie die resultierende Schwierigkeit für Verantwortliche, ihrer Rechenschaftspflicht nachzukommen.