Im Alltag nutzen Sie Ihren Personalausweis oder Ihren Reisepass regelmäßig, um sich gegenüber Behörden, Banken, Versicherungen und anderen Vertragspartnern zu identifizieren und um Ihre aktuelle Adresse nachzuweisen. Auf diesem Ausweisdokument befinden sich zahlreiche Daten zu Ihrer Person, mit denen Sie sorgfältig umgehen sollten. Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, ob es zulässig ist, wenn das Wirtschaftsunternehmen zum Beispiel beim Abschluss eines Vertrages eine Kopie Ihres Ausweises anfertigt oder ihn einscannt und speichert.

Wir informieren, wer welche Daten Ihres Personalausweises notieren oder kopieren darf und ob Ihr Ausweis sogar gescannt werden darf. Hierzu haben wir Fallgestaltungen gebildet, wie sie in der Praxis typischerweise auftreten. Da sich die digitale Technik täglich fortentwickelt und das Leben vielfältig ist, kann die Übersicht nicht abschließend sein. Eine kurze Erläuterung der Struktur des Personalausweises und der optionalen Online-Funktion runden unsere Empfehlungen ab.

Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, eine Kopie Ihres Ausweises vorzulegen oder anderen zu überlassen. Nach § 20 Absatz 2 des Personalausweisgesetzes dürfen nur Sie selbst oder andere Personen mit Ihrer Zustimmung eine Ausweiskopie anfertigen. Diese muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Mit Blick auf den Grundsatz der Datenminimierung ist aber immer zu fragen, ob es unbedingt einer Kopie des Ausweises bedarf.

Nach dem Geldwäschegesetz (GwG) haben die sog. „Verpflichteten“ unter anderem für die Begründung einer Geschäftsbeziehung ihre Vertragspartner*innen zu identifizieren. Zum Kreis der Ver-pflichteten gehören neben Kredit- und Finanzdienstleistungsinstituten unter anderem auch Versicherungsunternehmen, Steuerberater*innen, Immobilienmakler*innen und Güterhandelnde. Für die Identifizierung sind bei einer natürlichen Person folgende Angaben aufzuzeichnen und aufzubewahren:

• Vor- und Nachname
• Geburtsort
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit
• Anschrift
• die Art, die Nummer, die ausstellende Behörde und ggf. auch die Gültigkeitsdauer des zur Überprüfung der Identität vorgelegten Dokuments (wie zum Beispiel des Personalausweises)

Dabei haben die Verpflichteten das Recht und die Pflicht, eine vollständige Kopie des Ausweises anzufertigen oder diesen vollständig optisch digitalisiert zu erfassen oder, bei einem Vor-Ort-Auslesen nach § 18a des Personalausweisgesetzes, nach § 78 Absatz 5 Satz 2 des Aufenthaltsgesetzes oder nach § 13 des eID-Karte-Gesetzes, das dienste- und kartenspezifische Kennzeichen sowie die Tatsache aufzuzeichnen, dass die Daten im Wege des Vor-Ort-Auslesens übernommen wurden. Die Pflicht, bestimmte Daten des Ausweises zu schwärzen, besteht damit nicht mehr. Gemäß § 8 Absatz 4 Satz 1 GwG sind die Aufzeichnungen fünf Jahre aufzubewahren und danach unverzüglich zu vernichten. Nach § 8 Absatz 3 Satz 2 GwG bleiben andere gesetzliche Bestimmungen über die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten hiervon unberührt.

Ein praktischer Anwendungsfall von § 8 Absatz 2 Satz 2 GwG ist das POST-IDENT-Verfahren der Deutschen Post AG. Dieses Verfahren wird von verschiedenen Auftraggebern, etwa von Banken und Kreditinstituten genutzt, um Kund*innen beispielsweise im Rahmen einer Kontoeröffnung zu identifizieren. Hierbei sind sowohl die Belange des Geldwäschegesetzes als auch des Datenschutzes zu beachten. Die Deutsche Post AG wird in dieser Hinsicht sowohl von der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) als auch von der LDI NRW kontrolliert. Die für die geldwäscherechtliche Identifizierung erforderlichen Ausweisdokumente werden im Rahmen des POSTI-DENT-Verfahrens vollständig kopiert oder eingescannt. Dieses Vorgehen sowie die Aufbewahrung der bei der Identifizierung erforderlichen Angaben erfolgen zum Zwecke der Geldwäscheprävention und damit der Bekämpfung von organisierter Kriminalität und Terrorismus.

Immer wieder fordern Altmetallhändler*innen von Lieferant*innen beim Ankauf von Altmetallen eine Personalausweiskopie ein und berufen sich dabei auf die nach § 160 der Abgabenordung (AO) geforderten Nachweise zum Lieferanten. Nach § 160 AO werden etwa Betriebsausgaben nicht durch die Finanzbehörde steuerlich berücksichtigt, wenn Steuerpflichtige dem Verlangen der Behörde nicht nachkommt, die Empfänger*innen genau zu benennen.
Grundsätzlich gibt es keine spezialgesetzliche Regelung, auf deren Basis Altmetallhändler*innen eine Kopie des Personalausweises anfertigen dürfen. Auch die Finanzbehörden haben es in 2017 abgelehnt, eine entsprechende gesetzliche Verpflichtung einzuführen.

Zwar wird nach § 160 AO grundsätzlich eine Identitätsprüfung erforderlich sein, diese kann jedoch auch durch Vorlage des Ausweises und Aufzeichnung der wesentlichen Personendaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum und gegebenenfalls auch die Gültigkeitsdauer) erfüllt werden. Dabei kann zusätzlich der Vermerk „Ausweis hat vorgelegen“ notiert werden.

Im Übrigen fallen Altmetallhändler*innen jedoch als „Güterhändler“ im Sinne von § 1 Abs. 9 GwG unter das Geldwäschegesetz, sofern sie Barzahlungen in Höhe von 10.000 Euro oder mehr tätigen oder entgegennehmen. Hieraus kann sich eine umfangreiche Identifizierungspflicht ergeben (siehe unter Identitätsprüfung nach dem neuen Geldwäschegesetz).

Wenn Sie zum Beispiel einen Mobilfunkvertrag abschließen oder einen Telefonanschluss anmelden, dürfen Anbieter*innen Ihren Personalausweis kopieren. Dies ergibt sich aus § 7 Absatz 1 i.V.m. Absatz 3 Telekommunikation-Datenschutz-Gesetz (TTDSG), wonach der Diensteanbieter im Zusammenhang mit dem Begründen und dem Ändern des Vertragsverhältnisses sowie dem Erbringen von Telekommunikationsdiensten die Vorlage eines amtlichen Ausweises verlangen kann, wenn dies zur Überprüfung der Angaben des Teilnehmers erforderlich ist. Hierzu kann er auch eine Kopie des Ausweises erstellen, welche aber unverzüglich nach Feststellung der für den Vertragsabschluss erforderlichen An-gaben (in der Regel: Vorname, Nachname, Anschrift, Geburtsdatum und gegebenenfalls auch die Gültigkeitsdauer) der Teilnehmenden zu vernichten ist. Daten des Personalausweises, die für die Identifikation Ihrer Person nicht notwendig und für den Vertragsabschluss nicht erforderlich sind, dürfen nicht verarbeitet werden und können auf der Kopie geschwärzt werden. Unabhängig davon sind die Diensteanbieter auch dann zur Erhebung und Speicherung gewisser Kund*innendaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und ggf. auch die Gültigkeitsdauer verpflichtet, wenn diese Daten für betriebliche Zwecke nicht erforderlich sind. Eine Pflicht zur Überprüfung der Daten, etwa durch Vorlage des Ausweises, besteht dagegen nur in Fällen von im Voraus bezahlten Mobilfunkdiensten gemäß § 172 Absatz 2 Satz 1 TKG (Prepaid-Handys).

Nach den Vorschriften des Straßenverkehrsgesetzes (StVG) erteilen die zuständigen Fahrerlaubnisbehörden und das Kraftfahrt-Bundesamt Betroffenen Auskunft über die sie betreffenden Inhalte des Fahreignungsregisters (vergleiche § 30 Absatz 8 StVG) sowie des örtlichen und des Zentralen Fahrerlaubnisregisters (vergleiche § 58 StVG). Um eine Abfrage der Registerinhalte durch unbefugte Personen zu verhindern, haben die Betroffenen ihrem Antrag einen Identitätsnachweis beizufügen. Gemäß § 64 Absatz 1 Nr. 2 Fahrerlaubnisverordnung wird bei diesen Auskunftsbegehren als Identitätsnachweis die Ablichtung des Personalausweises anerkannt. Daten des Personalausweises, die für die Identifikation Ihrer Person nicht notwendig sind, können Sie auf der Kopie schwärzen.

Nach der neuen EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) hat jede Person ein Auskunftsrecht über ihre personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 DS-GVO. Hiernach kann von einem Unternehmen Auskunft verlangt werden, welche personenbezogenen Daten es über sie gespeichert hat.
Häufig verlangen Unternehmen, insbesondere Auskunfteien (zum Beispiel Creditreform Boniversum), eine Kopie Ihres Personalausweises, wenn Sie Ihren Auskunftsanspruch geltend machen.

Da es sich um höchstpersönliche Daten handelt, ist aber auch eine sichere Kenntnis zur Identifikation der Person erforderlich. Hat der Verantwortliche begründete Zweifel an der Identität Antragstellender auf Datenauskunft, so kann er nach Artikel 12 Absatz 6 DS-GVO zusätzliche Informationen zur Bestätigung der Identität nachfordern. Erwägungsgrund Nr. 64 der DS-GVO sieht vor, dass in diesen Fällen „alle vertretbaren Mittel“ genutzt werden sollten, um die Identität einer Auskunft suchenden betroffenen Person zu überprüfen. Dem Verantwortlichen steht ein Ermessensspielraum hinsichtlich der Beurteilung des Vorliegens begründeter Zweifel zu.

Daher wird in der Praxis die Anforderung von Ausweiskopien unter Beachtung der folgenden Voraussetzungen zulässig sein:

Kopie muss erforderlich sein

Die Anfertigung einer Ausweiskopie muss im Einzelfall erforderlich sein. Sie ist dann nicht erforderlich, wenn der Personalausweis ohne großen Aufwand vor Ort vorgezeigt und eingesehen werden kann.

Sofern aufgrund der Entfernung ein Vorzeigen des Ausweises am Sitz oder einer Nebenstelle des Unternehmens nicht möglich ist, kann eine Ausweiskopie in Betracht kommen. Dies gilt aber nur dann, wenn das Unternehmen vernünftige Zweifel an Ihrer Identität hat.

Zweckbindung der Identifizierung

Das Unternehmen darf die Ausweiskopie nur zum Zwecke der Identitätsprüfung verwenden, eine weitergehende Nutzung ist rechtswidrig.

Erkennbarkeit als Kopie

Gemäß § 20 Absatz 2 des Personalausweisgesetzes muss die Ausweiskopie auch als solche zu erkennen sein (zum Beispiel Aufdruck „Kopie“). Die Kopie darf nicht den Eindruck erwecken, es handele sich dabei selbst um ein Ausweisdokument.

Schwärzung von Angaben

Grundsätzlich sind nur der Vor- und Nachname, die Anschrift und gegebenenfalls auch die Gültigkeitsdauer zur Identifizierung erforderlich. Die übrigen Daten dürfen und sollen von Ihnen geschwärzt werden (zum Beispiel die Zugangs- und Seriennummer, die Staatsangehörigkeit, die Größe, die Augenfarbe, das Lichtbild und die maschinenlesbare Zone).
Die Angabe des Geburtsdatums und gegebenenfalls -ortes kann nur erforderlich sein, wenn trotz der vorgenannten Angaben eine Personenverwechslung möglich ist und das Unternehmen in seinem bisherigen Datenbestand überhaupt das Geburtsdatum oder den -ort als Referenzdatum gespeichert hat.

Sie sind im Vorfeld auf die Schwärzungsmöglichkeit hinzuweisen.
Anstelle der Schwärzung der genannten Datenfelder auf der Kopie ist auch eine Schablonenlösung denkbar. In diesem Fall wird auf den Aus-weis eine Schablone gelegt, die nur die erlaubten Datenfelder sichtbar lässt und die anderen abdeckt. Mit dieser Schablone wird dann das Ausweisdokument fotokopiert.

Sofortige Vernichtung

Das Unternehmen hat die Ausweiskopie nach erfolgter Identifizierung unverzüglich zu vernichten. Eine Archivierung ist unzulässig. Sofern eine Protokollierung erforderlich ist, genügt die Speicherung eines entsprechenden Vermerks „Ausweiskopie hat vorgelegen“.

Verbot automatisierter Speicherung

Eine automatisierte Speicherung der Ausweisdaten ist nur zur elektronischen Identitätsfeststellung gestattet und ansonsten unzulässig.

Auch darf nach der Rechtsprechung der Personalausweis nicht gescannt und elektronisch gespeichert werden (Verwaltungsgericht Hannover, Urteil vom 28. November 2013, Aktenzeichen 10 A 5342/11).

Sofern es bei einem Vertragsschluss auf die Identität der Vertragsparteien ankommt, kann es erforderlich sein, die Identität durch Vorlage des Personalausweises nachzuweisen. Dies ist bei anonymen Massengeschäften des täglichen Lebens allerdings regelmäßig nicht der Fall, etwa beim Einkauf im Supermarkt. In Fällen der Warenreklamation kann die Notwendigkeit zur Identifikation angenommen werden.

Zwar darf der Personalausweis nach § 20 Absatz 1 Personalausweisgesetz auch gegenüber Händlern und Unternehmen zum Nachweis der Identität und als Legitimationspapier verwendet werden, aber es dürfen daraus nur die Daten entnommen und notiert werden, die für das Vertragsverhältnis notwendig sind. Hierzu zählt alles, was für die Identifikation ausreicht. Im Regelfall sind dies der Vorname, der Nachname, die Adresse und gegebenenfalls auch die Gültigkeitsdauer. Datenschutzrechtlich nicht zulässig ist hingegen das Notieren der Personalausweisnummern (Seriennummer, Zugangsnummer), da mit den oben genannten Daten die für das Vertragsverhältnis not-wendige Identifikation ausreichend sichergestellt wird. Die Ausweisnummern sind für das Vertragsverhältnis nicht weiter erforderlich.

Beim Automaten-Check-In einer Fluggesellschaft darf zur Identifikation der Person der Personalausweis oder Reisepass genutzt werden. Alternativen zur Identifikation per Ausweis kann das Unternehmen vorsehen und muss zu Beginn des Einbuchungsvorgangs ausdrücklich auf diese hinweisen. So kann die Person alternativ auch durch die manuelle Eingabe von Vor- und Nachname mit Buchungscode oder durch Kreditkarte oder durch eine Kund*innenbindungsnummer identifiziert werden.
Wenn der Personalausweis oder der Reisepass durch Einlegen in den Automaten zur Identifikation genutzt wird, dürfen die Seriennummer, die Sperrkennwörter und die Sperrmerkmale des Ausweisdokuments nicht ausgelesen und so verwendet werden, dass mit ihrer Hilfe ein automatisierter Abruf personenbezogener Daten oder eine Verknüpfung von Dateien möglich ist. Ins-besondere die Seriennummern dürfen nicht suchfähig gespeichert werden. Dies schließt aber nicht generell eine automatisierte Verarbeitung von Angaben aus dem Personalausweis aus. Insofern dürfen nur Vor- und Nachname sowie zusätzlich eine Angabe aus dem Buchungsvorgang ausgelesen und genutzt werden, um das Ticket aus dem Buchungssystem abzurufen. Die übrigen Angaben – insbesondere die Seriennummer – müssen hingegen nach Abschluss des Check-In gelöscht werden.

Bei der Vermietung von Wohnraum kommt es der Vermietenden regelmäßig auf die konkrete Person an, die sich für eine Wohnung bewirbt. In diesen Fällen besteht ein berechtigtes Interesse, die durch Mietinteressierte getätigten Angaben zu ihrer Identität durch Einsichtnahme des Personalausweises zu prüfen. Dabei genügt es, wenn die Vermieter*innen bzw. die Immobilienmakler*innen einen abstrakten Vermerk über das Ergebnis der Einsichtnahme fertigt (Beispiel: „Identität wurde durch Einsichtnahme des Personalausweises bestätigt/nicht bestätigt“ oder „Ausweis wurde nicht vorgelegt“). Eine konkrete Notiz über weitere Angaben wie zum Beispiel der Zugangs- und Seriennummer darf nicht erfolgen. Auch darf grundsätzlich keine Kopie des Ausweises angefertigt oder gefordert werden. Dies gilt sowohl im Besichtigungstermin als auch beim Abschluss des Mietvertrages.

Weitere Informationen zu Selbstauskünfte bei Mietinteressent*innen finden Sie hier.

Es besteht für ein Hotel grundsätzlich keine Rechtsgrundlage zur Erhebung von Identitätsdaten aus dem Personalausweis. Nach § 29 Absatz 2 des Bundesmeldegesetzes (BMG) besteht die Verpflichtung, bestimmte Angaben zur beherbergten Person in einem Meldeschein zu dokumentieren. Dazu gehören auch Vor- und Nachname, das Geburtsdatum und die Anschrift. Es besteht jedoch grundsätzlich keine Prüfpflicht des Hotels hinsichtlich der Richtigkeit von gemachten Angaben.

Anders ist dies jedoch bei Gästen aus dem Ausland. In diesem Fall ist der Gast zur Vorlage eines Identitätsdokuments nach § 29 Absatz 3 BMG verpflichtet und das Hotel muss gemäß § 30 Absatz 2 Satz 2 BMG die gemachten Angaben anhand des vorgelegten Identitätsdokuments prüfen. Eine Rechtsgrundlage zur Anfertigung einer Kopie besteht aber auch in diesem Fall nicht.

Eine Pflicht zur Altersprüfung kann sich etwa aus dem Jugendschutzgesetz (JuSchG) ergeben. Gemäß § 2 JuSchG haben Veranstalter*innen und Gewerbetreibende in Zweifelsfällen das Alter einer Person zu überprüfen. Eine generelle Befugnis zur Prüfung des Ausweises ergibt sich hieraus jedoch nicht. Vielmehr muss im Einzelfall geprüft werden, ob vernünftige Zweifel an dem Alter der Person bestehen. Ein solcher Fall kann regelmäßig dann angenommen werden, wenn sich die Vertragsparteien nicht unmittelbar gegenüberstehen (zum Beispiel beim Zigarettenkauf am Tabak-Automaten). Hier kann die Funktion zum elektronischen Identitätsnachweis des neuen Personalausweises Anwendung finden. Eine Rechtsgrundlage für eine Kopie des Ausweises sieht das JuSchG allerdings auch in Zweifelsfällen nicht vor, da lediglich ein einzelnes Datum des Ausweises relevant ist – das ist das Geburtsdatum.

Im Güterkraftverkehr kann sich eine Prüfpflicht für Auftraggeber*innen eines Fracht- oder Speditionsvertrags im Hinblick auf die Fahrer*innen des Auftragnehmers nach § 7c des Güterkraftverkehrsgesetzes (GüKG) ergeben. Zu diesem Zweck darf der Personalausweis zur Überprüfung der Identität zu Vor- und Nachname, Nationalität und ggf. auch die Gültigkeitsdauer eingesehen werden. Zu Dokumentationszwecken dürfen diese Angaben auch notiert werden, eine Personalausweiskopie ist jedoch nicht erforderlich.

Bei der Zulassung von Kraftfahrzeugen sind gegenüber der örtlich zuständigen Zulassungsbehörde zur Speicherung in den Fahrzeugregistern die nach § 33 Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 StVG bestimmten Halter*innendaten anzugeben und auf Verlangen nachzuweisen (vergleiche § 6 Fahrzeug-Zulassungsverordnung). Zu diesem Zweck dürfen die in der genannten Vorschrift aufgeführten personenbezogenen Daten der Fahrzeughalterin oder des Fahrzeughalters dem Personalausweis entnommen werden.

Es kommt vor, dass Händler*innen oder Unternehmen zum Beispiel bei der Vermietung eines Fahrrades sich den Ausweis der Kund*innen als Pfand geben lassen, um damit sicherzustellen, dass der entliehene Gegenstand wieder ordnungsgemäß zurückgegeben wird.

Diese Vorgehensweise ist unzulässig und darf nicht von Ihnen verlangt werden. Denn während der Hinterlegung sind Ihre Ausweisdaten vollständig – das heißt auch hinsichtlich der Sicherungsmerkmale – dem Zugriff Dritter preisgegeben. In dieser Situation schützt Sie § 1 Absatz 1 Satz 3 Personalausweisgesetz, der es verbietet, vom Ausweisinhaber die Hinterlegung seines Ausweises zu verlangen und seine tatsächliche Verfügungsgewalt über das Dokument aufzugeben.

Händler*innen und Unternehmen haben genügend Alternativen, beispielsweise die Pfandgabe eines Wertgegenstandes oder eines Geldbetrages. Daneben können sie sich natürlich noch Ihren Vornamen, Ihren Nachnamen, Ihre Adresse und gegebenenfalls auch die Gültigkeitsdauer notieren. Sie dürfen aber nicht Ihren Ausweis vollständig kopieren oder einscannen.