Der Frühling steht vor der Tür, auch in den Schrebergärten beginnt die Arbeit. Allein der Bundesverband der Kleingartenvereine Deutschlands e.V. zählt knapp 900.000 Mitglieder, die unter seinem Dach organisiert sind. Umso wichtiger ist es, dass es in Schrebergartensiedlungen klare Regeln gibt, die alle kennen und an die sich alle halten – auch in Sachen Datenschutz.
„Besondere Rücksichtnahme gilt, wenn Papieraushänge ins Spiel kommen, etwa in einem öffentlich zugänglichen Schaukasten“, wirbt die Landesdatenschutzbeauftragte in NRW, Bettina Gayk, für einen vorsichtigen Umgang mit persönlichen Informationen. „Nicht jeder möchte von ungebetenen Besucher*innen überrascht werden, die ihn aufgrund des Protokolls spontan aufsuchen. Schließlich ist der Kleingarten für viele Mitglieder auch ein Rückzugsraum.“
In einem Fall, der bei der Landesdatenschutzbeauftragten gelandet war, hatte sich ein Kleingartenmitglied darüber beschwert, dass in seinem Verein das Protokoll der Jahreshauptversammlung zur Einsichtnahme ausgehängt worden war, und zwar in einem Schaukasten des Vereinsheims, der an einem öffentlichen Weg liegt. In dem Protokoll waren auch verschiedene Anträge nachzulesen mitsamt den Namen der Antragssteller*innen.
Die LDI NRW musste den Verein deswegen verwarnen. Für eine Offenlegung von personenbezogenen Daten an jeden, der des Weges kommt, fehlt es an einer Rechtsgrundlage. Der Wunsch des Vereins, den traditionellen Weg des Aushangs zu wählen, muss hinter dem Interesse einzelnen Mitglieder*innen an Privatheit zurückstehen – insbesondere, wenn keine Einwilligung der Mitglieder*innen vorliegt. „Es gibt heutzutage andere, einfache Wege, ein Protokoll der Mitgliederversammlung bekannt zu geben“, so Gayk. Vereine, die Sitzungsprotokolle gleichwohl einem offenen Personenkreis ohne Einwilligung der dort genannten Personen zugänglich machen möchten, rät Gayk, die personenbezogenen Daten in den Protokollen vor der Veröffentlichung unkenntlich zu machen bzw. zu schwärzen.
Für weitere Informationen hält die LDI NRW auf ihrer Website für Vereine die Broschüre „Datenschutz im Verein“ bereit, die viele wichtige Bausteine für einen gelingenden Datenschutz im Verein enthält: https://www.ldi.nrw.de/broschuere-datenschutz-im-verein-ueberarbeitet-und-neu-aufgelegt
Außerdem finden Sie hier ein Video zu der Online-Veranstaltung „Daten im Verein DS-GVO konform verarbeiten“: Daten im Verein DS-GVO-konform verarbeitenn | Mahlzeit! Recht und Regeln am Mittag