Unter welchen Voraussetzungen liegt eine leichte Erreichbarkeit nach Artikel 37 Absatz 2 DS-GVO vor?

 

Die leichte Erreichbarkeit von Datenschutzbeauftragten liegt dann vor, wenn sowohl die persönliche, als auch die sprachliche Erreichbarkeit gewährleistet ist (vgl. Artikel 37 Absatz 2 DS-GVO). Die leichte Erreichbarkeit der Datenschutzbeauftragten soll gleichermaßen sowohl für Betroffene, als auch für Aufsichtsbehörden sowie Beschäftigte innerhalb des Unternehmens gewährleistet sein.

 

Innerhalb des jeweiligen Unternehmens sind Vorkehrungen zu treffen, die es den Betroffenen oder anderen Stellen ermöglichen, die Datenschutzbeauftragten zu erreichen (persönliche Erreichbarkeit). Beispiele: Einrichtung einer Hotline, Kontaktformular auf der Homepage, Sprechstunde für Beschäftigte im Unternehmen.


Hierzu ist es empfehlenswert, die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten sowohl intern, z. B. im Intranet oder im Organigramm, als auch extern auf der Homepage bekanntzugeben (siehe Artikel 37 Absatz 7 DS-GVO, wonach Verantwortliche die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten zu veröffentlichen und der Aufsichtsbehörde mitzuteilen haben; vgl. hierzu auch Artikel 32 Absatz 4 JI-RL).



Wir empfehlen, den Standort des DSB so zu wählen, dass einerseits die Kontaktaufnahme etwa für ein persönliches Treffen und andererseits auch die effektive Aufgabenerfüllung für den Datenschutzbeauftragten (beispielsweise für eine Vor-Ort-Kontrolle bei der Stelle) mit geringem Aufwand möglich ist.

 

Den Datenschutzbeauftragten muss eine Kommunikation in der Sprache möglich sein, welche für die Korrespondenz mit Aufsichtsbehörden und Betroffenen notwendig ist (sprachliche Erreichbarkeit).

 

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