Auskunftsrecht der betroffenen Person – Artikel 15 DS-GVO

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Die Datenschutz-Verordnung (DS-GVO) stärkt die Rechte der Bürgerinnen und Bürger. Sie können ihre Rechte jedoch nur dann wahrnehmen, wenn sie wissen, dass personenbezogene Daten über sie verarbeitet werden. Dazu haben sie ein Auskunftsrecht nach Artikel 15 DS-GVO.

Betroffene Personen können mit formlosem Antrag und ohne Begründung von einem Verantwortlichen Auskunft über dort gespeicherte personenbezogene Daten verlangen.

Weitere Informationen finden Sie im Kurzpapier zum Auskunftsrecht.

Bei einer großen Menge von gespeicherten Informationen über die betroffene Person kann der Verantwortliche verlangen, dass präzisiert wird, auf welche Informationen oder Verarbeitungsvorgänge sich das Auskunftsersuchen konkret bezieht (Erwägungsgrund 63 Satz 7 DS-GVO). Das kann etwa bei Banken oder Versicherungen mit umfangreichen Vertragsbeziehungen zu der betroffenen Person der Fall sein.

 

Keine Daten – keine Auskunft?

Nein. Auskunft ist auch dann zu erteilen, wenn keine Daten vorhanden sind – so genannte „Negativauskunft“. Dann empfiehlt es sich, die Antwort zu präzisieren: Bisher – also bis zum Zeitpunkt der Anfrage – war kein Datensatz über den Antragssteller vorhanden, etwa als Kunde, Geschäftspartner, Bewerber oder Beschwerdeführer. Die Prüfung lasse daher den Schluss zu, dass auch sonst keine Daten über die Antragstellerin oder den Antragsteller vorlägen.

 

Die im Zusammenhang mit der aktuellen Anfrage stehenden Daten müssen nicht sofort wieder gelöscht werden. Ob die Nachweispflicht des Verantwortlichen (Artikel 5 Abs. 2 DS-GVO) auch die Pflicht beinhaltet, Negativauskünfte eine gewisse Zeit aufzubewahren, und wenn ja, für wie lange, lässt sich derzeit nicht mit Sicherheit beantworten. Gleichwohl kann aber eine Berechtigung zur Aufbewahrung bestehen und es kann sich empfehlen, Anfragen und Antworten für eine gewisse Zeit zu speichern. Rechtsgrundlage der Speicherung für diese Daten kann Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO sein. Danach ist eine Datenverarbeitung zulässig, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist und die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, nicht überwiegen. Weil die Nichterteilung einer Auskunft nach Artikel 83 DS-GVO bußgeldbewehrt ist, hat die oder der Verantwortliche ein berechtigtes Interesse daran, die Erteilung der Auskunft gegenüber der Aufsichtsbehörde nachweisen zu können. Da die Verfolgungsverjährungsfrist für diesen Fall drei Jahre beträgt, wäre eine auf dieses Interesse gestützte Aufbewahrung für höchstens drei Jahre nicht zu beanstanden. Zudem kann ein berechtigtes Interesse daran bestehen, nachprüfen zu können, ob eine exzessive Wiederholung von Auskunftsanträgen im Sinne des Artikels 12 Absatz 5 DS-GVO vorliegt. Ein berechtigtes Interesse in diesem Sinne dürfte jedoch nur eine deutlich kürzere Aufbewahrung rechtfertigen. Macht die oder der Verantwortliche von der Aufbewahrungsberechtigung Gebrauch, ist hierüber zugleich mit der Antwort auf den Auskunftsantrag zu informieren, einschließlich aller Pflichtangaben nach Artikel 13 DS-GVO.

 

Weitere Informationen finden Sie im Kurzpapier Informationspflichten bei Dritt- und Direkterhebung.

 

Empfehlenswert ist außerdem, die Aufbewahrung solcher Anfragen und ihrer Antworten in einer separaten Datei vorzunehmen. Diese sollte für andere Verarbeitungen gesperrt sein und einem eingeschränkten Zugriffskonzept unterliegen. Dann dürften auch keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person anzunehmen sein, die die Rechtsgrundlage des Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe f DS-GVO ausschließen würde.

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