Gemäß § 22 Abs. 1 Polizeigesetz Nordrhein-Westfalen (PolG NRW) kann die Polizei rechtmäßig erlangte Daten – das heißt Daten, die sie zulässig erhoben oder erhalten hat – in Akten oder Dateien speichern, verändern und nutzen, soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben, zu einer zeitlich befristeten Dokumentation oder zur Vorgangsverwaltung erforderlich ist. Eine Weiterverarbeitung der im Rahmen der Verfolgung von Straftaten gewonnenen personenbezogenen Daten zum Zwecke der Gefahrenabwehr kann nach Maßgabe des § 23 Abs. 2 bis 5 PolG NRW erfolgen (§ 23 Abs. 6 Satz 1 PolG NRW). Eine suchfähige Speicherung dieser Daten in Dateisystemen und Akten ist nur in Bezug auf Personen zulässig, gegen die ein strafrechtliches Ermittlungsverfahren eingeleitet worden ist (§ 23 Abs. 6 Satz 2 PolG NRW).

Nach § 22 Abs. 2 PolG NRW ist die Dauer der Speicherung auf das erforderliche Mindestmaß zu beschränken. Dabei sind Termine festzulegen, zu denen spätestens überprüft werden muss, ob die Speicherung der Daten weiterhin erforderlich ist (Prüfungstermine). Die festzulegenden Prüfungstermine dürfen

• bei Erwachsenen zehn Jahre, und
• bei Jugendlichen fünf Jahre nicht überschreiten.
• Bei Kindern dürfen die Prüfungstermine oder Aufbewahrungsfristen für die in Dateisystemen oder Akten suchfähig gespeicherten personenbezogenen Daten zwei Jahre nicht überschreiten.

Festzuhalten ist, dass es sich dabei lediglich um Prüffristen und nicht um Aufbewahrungsfristen handelt. Daraus folgt: Begehrt jemand vor Ablauf der Prüffrist die Löschung, hat die Polizei stets im Einzelfall zu prüfen, ob die weitere Speicherung der Daten noch erforderlich ist. Sie kann sich – anders als bei gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften – nicht darauf berufen, dass die Prüfungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Die jeweilige Prüfungsfrist beginnt regelmäßig mit dem Ende des Jahres, in dem das letzte Ereignis erfasst worden ist, das zur Speicherung der Daten geführt hat. Im Falle einer Haftstrafe oder einer mit Freiheitsentziehung verbundenen Maßregel der Besserung und Sicherung beginnt die Frist jedoch nicht vor Entlassung der betroffenen Person aus der Justizvollzugsanstalt oder vor Beendigung der entsprechenden Maßregel. Werden innerhalb einer laufenden Prüfungsfrist weitere personenbezogene Daten über dieselbe Person gespeichert, so gilt für alle Speicherungen gemeinsam der Prüftermin, der als letzter eintritt, oder die Aufbewahrungsfrist, die als letzte endet. Bei Kindern beginnt die Frist mit dem Tag der ersten Speicherung.

Bei den gesetzlich genannten Fristen (zehn, fünf und zwei Jahre) handelt es sich um Maximalfristen. Die Polizei ist gehalten, diese Fristen nicht in jedem Fall auszuschöpfen. Vielmehr sind die Prüfungsfristen in Abhängigkeit von Speicherungszweck sowie Art und Bedeutung des Anlasses der Speicherung festzulegen. Spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Höchstfristen sind die Daten zu löschen, soweit nicht ausnahmsweise die Voraussetzungen für eine zulässige weitere Speicherung vorliegen. Falls die Voraussetzungen für eine Fortspeicherung nicht in Bezug auf alle gespeicherten Daten gegeben sind, sind jedenfalls die nicht weiter erforderlichen Daten zu löschen (sogenannte Teillöschung).

Nach § 32 Abs. 1 Satz 2 PolG NRW sind die Daten zu löschen oder zu vernichten, wenn

• dies durch das PolG NRW bestimmt ist oder
• die Speicherung nicht zulässig ist oder
• bei der zu bestimmten Terminen vorzunehmenden Prüfung oder aus Anlass einer Einzelfallbearbeitung festgestellt wird, dass die Daten für die Erfüllung der Aufgaben der speichernden Stelle nicht mehr erforderlich sind (siehe dazu die Ausführungen zur Frage "Wie lange darf die Polizei personenbezogene Daten speichern?").

Darüber hinaus sind Daten gemäß § 54 Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) zu löschen, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gelöscht werden müssen. An die Stelle der Löschung kann in den Fällen des § 50 Abs. 3 Satz 1 DSG NRW und § 32 Abs. 3 PolG NRW eine Einschränkung der Verarbeitung treten.

Wird die betroffene Person rechtskräftig freigesprochen, die Eröffnung des Hauptverfahrens gegen sie unanfechtbar abgelehnt oder das Verfahren nicht nur vorläufig eingestellt, so ist eine weitere Speicherung unzulässig, wenn sich aus den Gründen der Entscheidung ergibt, dass die betroffene Person die Tat nicht oder nicht rechtswidrig begangen hat (§ 22 Abs. 3 Satz 1 PolG NRW). Trotz fehlender Verurteilung ist eine weitere Speicherung jedoch zulässig, wenn sich aus den Gründen der Entscheidung ergibt, dass die betroffene Person die Straftat dennoch begangen haben könnte (sogenannter „Restverdacht“) und weitere Taten zu erwarten sind (sogenannte Wiederholungsgefahr). Hierzu ist ferner erforderlich, dass Gewicht und Grad dieses Verdachts eine Fortspeicherung rechtfertigen (§ 22 Abs. 3 Satz 2 PolG NRW). Die Gründe für eine Fortspeicherung sind zu dokumentieren. Dementsprechend bestimmen die polizeilichen Richtlinien für die Speicherung polizeilicher Daten, dass in Fällen von Verfahrenseinstellungen nach §§ 153 ff. und 170 Abs. 2 StPO die verfahrensbezogenen Daten zu löschen sind, es sei denn es bestehen belegbar weiterhin Verdachtsmomente gegen die betroffene Person, die eine Fortdauer der Speicherung zur präventiv-polizeilichen Verbrechensbekämpfung rechtfertigen, und eine Würdigung aller relevanten Umstände des Einzelfalls ergibt, dass eine Wiederholungsgefahr besteht.

Um Kenntnis über die durch die Polizei zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten, steht es Ihnen frei, ein Auskunftsersuchen – ggf. verbunden mit einem Löschungsersuchen – an die jeweilige Polizeibehörde zu richten. Nach § 49 DSG NRW haben Sie grundsätzlich zunächst einen Anspruch, zu erfahren, ob die Polizei Sie betreffende Daten verarbeitet (§ 49 Abs. 1 Satz 1 DSG NRW). Falls dies der Fall ist, haben Sie nach § 49 Abs. 1 Satz 2 DSG NRW darüber hinaus das Recht, Informationen zu erhalten über:

1. die personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, und die Kategorie, zu der sie gehören,
2. die verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten,
3. die Zwecke der Verarbeitung und deren Rechtsgrundlage,
4. die Empfänger oder die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Daten offengelegt worden sind, insbesondere bei Empfängern in Drittstaaten oder bei internationalen Organisationen,
5. die für die Daten geltende Speicherdauer oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer,
6. das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung der Daten durch den Verantwortlichen,
7. das Recht, nach § 60 die Landesbeauftrage oder den Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit anzurufen sowie
8. Angaben zur Erreichbarkeit der oder des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

Ein Musterschreiben für die Geltendmachung ihres Auskunfts- und gegebenenfalls Löschungsanspruchs finden Sie weiter unten.

Soweit Sie bereits sicher sind, welche Polizeistellen voraussichtlich Daten zu Ihrer Person gespeichert haben, können Sie sich direkt an diese Stellen wenden. Sofern Sie keine genauen Vorstellungen haben, welche Polizeibehörden in NRW Daten zu Ihnen gespeichert haben, können Sie diesbezüglich ein Auskunftsersuchen richten an:

Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste

Schifferstraße10

47059 Duisburg

Sofern Sie Auskunft darüber erhalten möchten, welche Daten – ggf. auch von Polizeibehörden anderer Länder und des Bundes – zu Ihrer Person in der bundesweiten polizeilichen Verbunddatei gespeichert sind, können Sie sich diesbezüglich an das Bundeskriminalamt wenden und Auskunft nach § 84 Abs. 1 Bundeskriminalamtgesetz beantragen. Diese Auskunft betrifft jedoch lediglich Daten, die aufgrund des Vorliegens besonderer Voraussetzungen (sog. Verbundschwelle) in der bundesweiten Verbunddatei gespeichert werden dürfen. Hiervon erfasst sind keine Daten, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen. Sollten Sie Auskunft darüber begehren, welche Polizeibehörden des Bundes oder der Länder Daten unterhalb der Verbundschwelle zu Ihrer Person gespeichert haben, können Sie sich an die Polizeibehörden der jeweiligen Länder oder des Bundes wenden.

Hinweis zur Identifikation Ihrer Person:

Damit die Polizei in Beantwortung Ihres Auskunftsersuchens sicher sein kann, der antragsberechtigten Person zu antworten, ist es erforderlich, Ihre Identität zu bestätigen. Dies dient vor allem dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Polizeiliche Daten enthalten regelmäßig höchst sensible Informationen. Es ist daher sowohl in Ihrem Interesse, als auch im Interesse der Polizei als datenschutzrechtlich verantwortlicher Stelle, sicher zu gehen, dass Antworten auf Auskunfts- und Löschungsersuchen ausschließlich an die berechtigte Person versandt werden.

Sofern Sie Ihren Antrag persönlich bei der Polizei einreichen, ist es ausreichend, wenn Sie Ihren Personalausweis vorlegen und sich die Polizei auf dem Antrag vermerkt, dass Ihr Ausweis im Original vorgelegen hat. Die Anfertigung einer Kopie Ihres Ausweises für den Vorgang ist dann nicht erforderlich und daher unzulässig.

Wenn Sie Ihren Antrag per E-Mail einreichen, ist eine Legitimation mittels Beifügung einer Kopie Ihres Personalausweises regelmäßig erforderlich. Folgende Angaben sind für die Identifikation erforderlich:

• Vorname
• Name
• Anschrift
• Gültigkeitsdauer
• Geburtsdatum
• Geburtsort (insbesondere bei häufig vorkommenden Namen)

Sämtliche übrigen Angaben inklusive der Zugangsnummer, der Seriennummer, dem maschinenlesbaren Bereich, dem Sicherheitsfaden sowie dem Lichtbild können Sie schwärzen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Kopie eindeutig mit der Aufschrift „Kopie“ zu versehen oder durch Druck in Graustufen als Kopie kenntlich zu machen. Die Kopie darf von der Polizei nur für die Bearbeitung Ihres Antrages verwendet werden und ist danach zu löschen.

Bei Einreichung Ihres Antrags per Post gibt Ihre persönliche Unterschrift der Polizei zwar grundsätzlich eine größere Sicherheit, dass die antragstellende auch die berechtigte Person ist. Die Polizei als datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle kann im Einzelfall jedoch auch trotz unterschriebenem Antrag auf die Einreichung einer (nach obenstehenden Maßgaben geschwärzten) Kopie des Personalausweises bestehen, wenn sie dies für erforderlich hält. Denn auch wenn es sich dabei um eine Straftat handelt, können Unterschriften durch Unbefugte vorgetäuscht werden. Daher empfehlen wir Ihnen in Ihrem eigenen Interesse dringend, immer eine (ggf. nach obenstehenden Maßgaben geschwärzten) Kopie Ihres Personalausweises beizufügen. Im Fall postalischer Anträge wird die Kopie von der Polizei regelmäßig mit der Beantwortung Ihrer Anfrage an Sie zurückgesandt.